Planlegg budskap og faktaark. Når alvorlige avvik, ulykker eller kriser rammer din virksomhet er det ikke tid til å lese omfattende beredskapsplaner. Dere trenger derimot operative sjekklister og forberedte uttalelser, ikke romaner.
Etter over 30 års arbeid med beredskap og krisehåndtering blir jeg fortsatt overrasket over hvor mange beredskapsplaner som er komplett ubrukelige når krisen rammer. Ved første øyekast ser planene imponerende ut, gjerne i flere ringpermer med flotte illustrasjoner, men når krisen rammer gir de ingen støtte til beslutningsproduksjon eller krisekommunikasjon.
Operative beredskapsplaner
Det viktigste med din krisekommunikasjonsplan er at den:
- Gir en kort oversikt over mediestrategi
- Har lenker til database over viktige relasjoner, aktuelle nyhetsmedier og fagpresse
- Inneholder sjekklister for planlegging av intervjuer og pressekonferanser
- Har forberedte budskap (statements) for de mest relevante scenariene
- Har lenker til oppdaterte faktaark om selskap, ledelse, tjenester eller produkter
- Har lenker til et oppdatert billedarkiv med relevante bilder
Da dere gjennomførte Risiko- og sårbarhetsanalysen identifiserte, kvalifiserte og prioriterte dere de mest utfordrende og kritiske avvik, ulykker og kriser som kan ramme dere. Disse dimensjonerende scenariene lå forhåpentlig til grunn da dere laget de operative tiltakskorta/sjekklistene i beredskapsplanen? For hvert av disse dimensjonerende scenariene bør dere lage en siders «budskapsark» som inneholder:
- Råd om valg av talsperson for dette scenariet
- Råd om prioriterte relasjoner og medier for dette scenariet
- Råd om eventuelle språklige krav til god kommunikasjon i denne saken
- Råd om hvordan dere bør bruke egne medier, sosiale medier og redaksjonelle medier
- Et forberedt budskap (holding statement) som kan justeres til den konkrete hendelsen
Riktig prioritering av lokale, regionale og nasjonale medier er avgjørende for god krisekommunikasjon. Dersom hendelsen involverer personell fra andre land, eller anlegg i andre land, vil det være smart å oversette budskapet raskt til de mest aktuelle språkene slik at du også kan kommunisere godt med disse målgruppene.
Regelmessig trening og øving
Med alt dette på plass er det fortsatt fire ting til dere må gjøre:
- Gi ledere og nøkkelpersonell god opplæring i bruk av beredskapssystemet
- Trene de enkelte enhetene regelmessig hver for seg
- Samøve hele beredskapsorganisasjonen
- Lære systematisk fra alvorlige avvik, ulykker og kriser som rammer andre
Vi anbefaler våre kunder å gjennomføre minst et beredskapsverksted for ledelse og nøkkelpersonell en gang årlig (beredskapsservice), en beredskapsøvelse årlig og to treninger for de enkelte team i beredskapsorganisasjonen. Dersom dere bruker programvare for beredskap og krisehåndtering bør alt nøkkelpersonell logge seg inn og utføre treningsoppgaver en gang månedlig.
Lykke til – bli best før det gjelder!
Legg igjen en kommentar